Abrechnung nach Aufwand: IT-Projekte sauber abrechnen

Stand: 14. Oktober 2026

Kurz gesagt

Bei der Abrechnung nach Aufwand bezahlt der Kunde die tatsächlich geleisteten Stunden zum vereinbarten Satz statt eines Festpreises. Damit das funktioniert, brauchen Sie vorab klare Regeln zu Satz, Takt und Abrechnungsrhythmus, eine Zeiterfassung direkt am Projekt und eine Rechnung, die Umfang und Leistungszeitraum nachprüfbar angibt. Bei einer E-Rechnung kann der Stundennachweis als PDF-Anhang in der Datei mitgeschickt werden.

Aufwand oder Festpreis: was der Unterschied rechtlich bedeutet

Bei der Abrechnung nach Aufwand, oft auch Time and Material genannt, zahlt der Kunde die Stunden, die tatsächlich angefallen sind, multipliziert mit dem vereinbarten Stundensatz. Beim Festpreis steht der Betrag vorher fest, und das Risiko für Mehraufwand liegt beim Dienstleister. In der Softwareentwicklung, in der Anforderungen sich während des Projekts oft ändern, ist Aufwand das verbreitete Modell für Weiterentwicklung, Betreuung und Beratung.

Rechtlich hängt viel davon ab, was Sie schulden. Beim Dienstvertrag nach § 611 BGB schulden Sie die Tätigkeit selbst, die Vergütung ist nach § 614 BGB nach Leistung der Dienste zu entrichten, bei Vergütung nach Zeitabschnitten jeweils nach Ablauf des Abschnitts. Beim Werkvertrag nach § 631 BGB schulden Sie einen Erfolg, die Vergütung wird nach § 641 BGB grundsätzlich bei Abnahme fällig. Abschlagszahlungen für bereits erbrachte Leistungen sind dort nach § 632a BGB möglich. Welcher Vertragstyp vorliegt, entscheidet der Inhalt des Vertrags und nicht seine Überschrift. Im Zweifel sollte das eine Rechtsberatung prüfen, bevor das Projekt beginnt.

Was Sie vor dem ersten Arbeitstag vereinbaren sollten

Die meisten Streitigkeiten über Aufwandsrechnungen entstehen nicht bei der Rechnung, sondern weil vorher etwas offen geblieben ist. Halten Sie mindestens folgende Punkte schriftlich fest:

Stundensatz, gegebenenfalls getrennt nach Rolle, etwa Entwicklung, Projektleitung und Beratung.
Takt der Erfassung, zum Beispiel Viertelstunden, und wie gerundet wird.
Was abrechenbar ist: Abstimmungen, Reisezeiten, interne Übergaben, Fehlerbehebung nach Abnahme.
Abrechnungsrhythmus, meist monatlich, und das Zahlungsziel.
Budgetrahmen mit einer Regel, ab welchem Verbrauch Sie den Kunden informieren, bevor weitergearbeitet wird.
Form des Nachweises: welche Angaben je Zeitbuchung der Kunde sehen will.

Ein Budgetrahmen ist kein Festpreis. Er gibt beiden Seiten einen Punkt, an dem neu gesprochen wird. Wer ihn erst bemerkt, wenn die Rechnung geschrieben ist, hat das Gespräch zu spät begonnen.

Zeiterfassung, Budget und Deckungsbeitrag

Eine Aufwandsrechnung ist nur so gut wie die Zeiten dahinter. Bewährt haben sich drei Regeln. Erstens: Zeiten werden am Projekt und möglichst an der Aufgabe gebucht, nicht auf eine allgemeine Kostenstelle, die später jemand zuordnet. Zweitens: Jede Buchung hat eine kurze Beschreibung, die der Kunde versteht, also „Schnittstelle zum Lager angepasst“ statt „Entwicklung“. Drittens: Zeiten werden zeitnah erfasst, am selben oder am nächsten Tag, weil Rekonstruktionen am Monatsende ungenau sind.

Trennen Sie außerdem bei der Erfassung, was abrechenbar ist und was nicht. Interne Arbeit gehört in die Zeiterfassung, aber nicht auf die Rechnung. Aus beiden Werten ergibt sich die abrechenbare Quote, also der Anteil der Arbeitszeit, der beim Kunden ankommt. Sie ist eine der aussagekräftigsten Kennzahlen eines Dienstleisters, weil sie zeigt, wie viel Zeit in Verwaltung, Vertrieb und Nacharbeit fließt.

Wer nach Aufwand abrechnet, hat ein anderes Risiko als beim Festpreis: nicht den Verlust, sondern den verärgerten Kunden, der von einer hohen Rechnung überrascht wird. Vergleichen Sie deshalb laufend die gebuchten Stunden mit dem vereinbarten Rahmen und melden Sie sich, bevor er erreicht ist, mit einer Einschätzung, wie viel noch fehlt.

Intern lohnt der Blick auf den Deckungsbeitrag je Projekt: Erlös aus den abgerechneten Stunden abzüglich der Kosten der dafür eingesetzten Zeit. Projekte mit niedrigem Deckungsbeitrag haben oft dieselbe Ursache, nämlich viele nicht abrechenbare Stunden für Abstimmung oder Nacharbeit. Das lässt sich nur erkennen, wenn auch diese Stunden erfasst werden.

Die Rechnung: Leistungszeitraum, Beschreibung, Nachweis

Für die Rechnung selbst gelten die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG. Bei Aufwandsrechnungen sind zwei davon besonders wichtig: Umfang und Art der sonstigen Leistung und der Zeitpunkt der Leistung. Für den Zeitpunkt genügt nach § 31 Abs. 4 UStDV die Angabe des Kalendermonats, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Bei monatlicher Abrechnung ist das der einfachste Weg. Die Rechnung ist bei Leistungen an andere Unternehmer innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung auszustellen.

Im inländischen Geschäft zwischen Unternehmern wird die E-Rechnung schrittweise Pflicht: Nach § 27 Abs. 38 UStG dürfen 2027 nur noch Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz Papier oder PDF verwenden, ab 2028 niemand mehr. Für Aufwandsrechnungen ist eine Klarstellung im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hilfreich: Die Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil muss die Leistung eindeutig und leicht nachprüfbar erkennen lassen. Ergänzende Angaben dürfen in einem Anhang innerhalb der E-Rechnung stehen, ausdrücklich genannt ist eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei. Ein Link auf ein Kundenportal ersetzt diesen Anhang nicht.

Gruppieren Sie die Positionen nach Stundensatz und geben Sie je Position die Stundenzahl an. Der detaillierte Nachweis je Buchung gehört in den Anhang, nicht in hundert Rechnungspositionen.

Zahlungsziel und Verzug

Aufwandsrechnungen kommen regelmäßig, oft monatlich. Umso wichtiger ist, dass Zahlungen nicht schleichend später eingehen. Nach § 286 Abs. 3 BGB kommt der Schuldner einer Entgeltforderung spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung zahlt. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist.

Im Geschäft zwischen Unternehmen sind die Folgen des Verzugs deutlich: Nach § 288 BGB beträgt der Verzugszins bei Rechtsgeschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Zusätzlich kann der Gläubiger eine Pauschale von 40 Euro verlangen, die auf einen weitergehenden Schadensersatz für Rechtsverfolgungskosten angerechnet wird. Ob Sie das bei einem Stammkunden tatsächlich geltend machen, ist eine Frage der Kundenbeziehung. Ein klares Zahlungsziel auf jeder Rechnung und ein fester Termin, an dem Sie offene Posten prüfen, helfen in jedem Fall.

Bei größeren Projekten bietet sich außerdem ein Abrechnungsrhythmus an, der nicht erst am Projektende abrechnet. Monatliche Rechnungen über die geleisteten Stunden verteilen das Risiko und geben dem Kunden regelmäßig einen Überblick über den Stand.

Abrechnung nach Aufwand mit projektfox

In projektfox buchen Sie Zeiten am Projekt und an der Aufgabe, je Buchung mit Beschreibung, Stundensatz und dem Merkmal abrechenbar oder nicht. Für jedes Projekt lässt sich ein Budget in Stunden oder Euro hinterlegen, die Projektansicht zeigt den Verbrauch. Per Klick entsteht aus allen abrechenbaren, noch nicht abgerechneten Zeiten ein Rechnungsentwurf mit Positionen je Stundensatz und dem Leistungszeitraum, und die Zeiten werden als abgerechnet markiert, damit nichts doppelt berechnet wird. Das Cockpit zeigt die abrechenbare Quote und den Deckungsbeitrag je Projekt. Mehr auf der Startseite, Zugang auf Anfrage über kontakt@hubfox.de.

Häufige Fragen

Muss eine Aufwandsrechnung jeden Arbeitstag einzeln aufführen?

Nein. Die Rechnung muss Umfang und Art der Leistung und den Leistungszeitpunkt angeben, für den Zeitpunkt genügt nach § 31 Abs. 4 UStDV der Kalendermonat. Ein detaillierter Stundennachweis ist üblich und kann bei einer E-Rechnung als PDF-Anhang in der Datei mitgeschickt werden.

Wann wird die Vergütung bei Abrechnung nach Aufwand fällig?

Das hängt vom Vertrag ab. Beim Dienstvertrag ist die Vergütung nach § 614 BGB nach Leistung der Dienste zu entrichten, bei Zeitabschnitten nach deren Ablauf. Beim Werkvertrag wird sie nach § 641 BGB grundsätzlich bei Abnahme fällig, Abschläge sind nach § 632a BGB möglich.

Reicht ein Link auf den Stundennachweis in der E-Rechnung?

Nein. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 erfüllt ein Link auf ein externes Ziel die Anforderungen nicht. Ergänzende Angaben wie ein Stundennachweis gehören als Anhang in die E-Rechnung.

Quellen

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.