Wartungsverträge für Software regeln und abrechnen

Stand: 14. Oktober 2026

Was ein Wartungsvertrag regeln sollte: Umfang und Fristen

Ein Wartungs- oder Supportvertrag ist für Software-Dienstleister die Grundlage für wiederkehrende Umsätze und für den Kunden die Zusage, dass jemand reagiert, wenn etwas ausfällt. Damit beide Seiten dasselbe darunter verstehen, gehören mindestens diese Punkte hinein:

• Leistungsumfang: Fehlerbehebung, Sicherheitsupdates, Anpassungen an neue Versionen von Betriebssystem oder Schnittstellen, Beratung. Was nicht enthalten ist, sollte genauso klar stehen.
• Servicezeiten und Reaktionszeiten, möglichst nach Priorität gestuft.
• Vergütung: Pauschale, Stundenkontingent oder eine Kombination, dazu der Satz für Leistungen außerhalb des Vertrags.
• Abrechnungsintervall und ob im Voraus oder im Nachhinein abgerechnet wird.
• Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist.
• Mitwirkung des Kunden, etwa Fernzugang, Ansprechpartner und Testumgebung.

Der häufigste Missverständnispunkt in Service Level Agreements ist die Frist. Eine Reaktionszeit sagt, bis wann sich jemand qualifiziert meldet. Eine Lösungszeit sagt, bis wann der Fehler behoben oder umgangen ist. Lösungszeiten sind für den Kunden wertvoller, für den Dienstleister aber schwerer zuzusagen, weil die Ursache auch bei Dritten liegen kann. Viele Verträge sagen deshalb Reaktionszeiten fest zu und Lösungszeiten als Zielwerte.

Legen Sie außerdem fest, wann eine Frist läuft und wann sie ruht, etwa außerhalb der Servicezeiten oder solange auf eine Rückmeldung des Kunden gewartet wird. Wer Fristen zusagt, sollte sie auch messen: je Ticket mit Eingangszeit, erster Reaktion und Lösung. Nur so lässt sich in einem Jahresgespräch belegen, dass der Vertrag eingehalten wurde.

Laufzeit, Verlängerung und Kündigung

Zwischen Unternehmern sind Laufzeit und Kündigungsfristen weitgehend frei verhandelbar. Die Klauselverbote in § 309 BGB finden nach § 310 Abs. 1 BGB auf Allgemeine Geschäftsbedingungen gegenüber Unternehmern keine unmittelbare Anwendung, die allgemeine Inhaltskontrolle nach § 307 BGB bleibt aber bestehen. Gegenüber Verbrauchern zieht § 309 Nr. 9 BGB enge Grenzen: Eine Erstlaufzeit von mehr als zwei Jahren ist in AGB unwirksam, eine stillschweigende Verlängerung nur zulässig, wenn der Vertrag danach auf unbestimmte Zeit läuft und mit höchstens einem Monat gekündigt werden kann.

Unabhängig vom Recht lohnt Ordnung im eigenen Bestand. Notieren Sie je Vertrag Beginn, Laufzeit, Verlängerungsregel, Kündigungsfrist und den Tag, an dem eine Kündigung spätestens eingehen muss. Verträge, die sich automatisch verlängern, sollten auch in Ihrer Software automatisch verlängert werden, damit keine Periode unberechnet bleibt.

Pauschale oder Stundenkontingent

Eine Pauschale ist einfach abzurechnen und für den Kunden planbar. Sie passt, wenn der Aufwand je Monat ungefähr gleich bleibt. Ein Stundenkontingent passt, wenn der Aufwand schwankt: Der Kunde bezahlt eine feste Anzahl Stunden je Periode, darüber hinausgehende Stunden werden zum vereinbarten Satz abgerechnet. Regeln Sie dabei ausdrücklich, ob nicht verbrauchte Stunden verfallen oder in die nächste Periode übertragen werden und wie lange.

Beide Modelle haben dieselbe Voraussetzung: Die Zeit für Wartung muss erfasst werden, auch bei der Pauschale. Sonst merken Sie erst nach einem Jahr, dass ein Vertrag mehr Arbeit verursacht, als er einbringt.

Eine Mischform ist verbreitet: Die Pauschale deckt Bereitschaft, Überwachung und Sicherheitsupdates ab, Anpassungen und Beratung werden nach Aufwand berechnet. Das hält die Pauschale niedrig und verhindert, dass größere Änderungswünsche stillschweigend in der Wartung verschwinden. Wichtig ist dann, dass jede Zeitbuchung eindeutig einer der beiden Seiten zugeordnet wird, damit am Monatsende klar ist, was zusätzlich berechnet wird.

Periodenrechnung, Dauerrechnung und E-Rechnung

Jede Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG den Zeitpunkt der Leistung angeben. Bei Wartung ist das der Leistungszeitraum, also zum Beispiel 1. bis 31. März. Wird im Voraus berechnet, ist die Rechnung nach § 14 Abs. 2 UStG innerhalb von sechs Monaten nach Vereinnahmung des Entgelts auszustellen.

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 nennt Wartungsverträge ausdrücklich. Ein Vertrag, der die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält, kann selbst eine Rechnung sein. Ist der Zeitraum im Vertrag nicht angegeben, reicht es, wenn er sich aus den Zahlungsbelegen ergibt. Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, ist es bei einem Dauerschuldverhältnis ausreichend, einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen, in der der Vertrag als Anhang enthalten ist oder aus der klar hervorgeht, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Die Rechnungsnummer muss dann im strukturierten Teil stehen. Ändern sich Pflichtangaben, etwa der Betrag, ist eine neue oder berichtigte E-Rechnung nötig.

Wann die E-Rechnung für Sie Pflicht wird, regelt § 27 Abs. 38 UStG: für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027, für alle übrigen ab 2028. Viele Dienstleister bleiben trotzdem bei der Rechnung je Periode, weil sie sich einfacher buchen und mahnen lässt.

Kennzahlen für das Vertragsgeschäft

Wiederkehrende Verträge machen einen Dienstleister planbarer, aber nur, wenn der Bestand gepflegt wird. Drei Werte sollten Sie regelmäßig ansehen:

• Monatlich wiederkehrender Umsatz (MRR): die Summe aller aktiven Verträge, umgerechnet auf einen Monat. Ein Jahresvertrag über 1.200 Euro zählt mit 100 Euro. Der Jahreswert (ARR) ist das Zwölffache.
• Aufwand je Vertrag: die gebuchten Stunden für Wartung und Support im Verhältnis zur Vergütung. Verträge, die dauerhaft mehr Zeit kosten, als sie einbringen, gehören zur nächsten Verlängerung auf den Tisch.
• Anstehende Kündigungstermine: welche Verträge in den nächsten Monaten enden oder kündbar werden. Ein Gespräch vor dem Termin ist leichter als eines danach.

Planen Sie außerdem eine Regel für Preisanpassungen ein. Ohne vertragliche Grundlage lässt sich die Pauschale während der Laufzeit nicht einseitig erhöhen. Ob und wie eine Anpassungsklausel wirksam formuliert wird, gehört in die Hand einer Rechtsberatung.

Wartungsverträge in projektfox

projektfox führt Verträge je Kunde mit Abrechnungsintervall monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich, mit automatischer Verlängerung und Kündigungsfrist in Tagen. Für jede fällige Periode legt projektfox täglich einen Rechnungsentwurf mit dem Leistungszeitraum an, bereits erzeugte Rechnungen bleiben unberührt. Das Cockpit zeigt den monatlich und jährlich wiederkehrenden Umsatz aus aktiven Verträgen. Support-Tickets haben Prioritäten und Fristen für Erstreaktion und Lösung, überschrittene Fristen werden automatisch eskaliert, und Kunden stellen Anfragen über das Kundenportal. Ein Stundenkontingent je Vertrag bildet projektfox nicht als eigene Funktion ab. Mehr auf der Startseite, Zugang auf Anfrage über kontakt@hubfox.de.

Häufige Fragen

Quellen

• § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
• § 27 UStG: Allgemeine Übergangsvorschriften
• § 309 BGB: Klauselverbote ohne Wertungsmöglichkeit
• § 310 BGB: Anwendungsbereich
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Einführung der obligatorischen E-Rechnung

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.