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Vom Angebot zur Rechnung ohne Medienbruch

Stand:

Kurz gesagt

Vom Angebot zur Rechnung ohne Medienbruch heißt: Die Positionen des angenommenen Angebots werden zum Projekt, die Zeiten werden am Projekt gebucht und die Rechnung entsteht aus genau diesen Daten, ohne erneutes Abtippen. Eine ausgestellte Rechnung wird danach nicht mehr verändert, Korrekturen laufen über Storno oder Berichtigung. Ab 2027 und 2028 muss die Rechnung im inländischen B2B-Geschäft zudem als E-Rechnung entstehen.

Wo der Bruch entsteht

In vielen kleinen IT-Dienstleistern sieht der Weg so aus: Die Anfrage kommt per E-Mail, das Angebot entsteht in einer Textvorlage, die Stunden landen in einer Tabelle oder einem eigenen Zeiterfassungsprogramm, und die Rechnung wird in einem vierten Werkzeug geschrieben. An jedem Übergang wird abgetippt. Dabei gehen Positionen verloren, Stundensätze weichen vom Angebot ab, und am Ende weiß niemand mehr, welche Stunden schon berechnet sind.

Ein durchgehender Vorgang löst das nicht durch mehr Disziplin, sondern dadurch, dass es nur eine Stelle gibt, an der jede Angabe steht. Kunde, Ansprechpartner, Positionen und Sätze werden einmal erfasst und dann weitergereicht.

Eine kurze Prüfliste für jeden Übergang im Vorgang:

Wer diese Fragen nicht beantworten kann, ohne in drei Programmen nachzusehen, hat einen Medienbruch.

Das Angebot: verbindlich und vollständig

Ein Angebot ist rechtlich ein Antrag auf Abschluss eines Vertrags. Wer ihn macht, ist nach § 145 BGB daran gebunden, sofern er die Bindung nicht ausgeschlossen hat. Setzen Sie eine Annahmefrist, kann das Angebot nach § 148 BGB nur innerhalb dieser Frist angenommen werden. Ein Gültigkeitsdatum auf dem Angebot ist deshalb mehr als eine Formalie.

Damit das Angebot später ohne Nacharbeit zur Rechnung werden kann, sollte es so aufgebaut sein wie die spätere Rechnung: Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz, getrennt nach Festpreisanteilen und nach Aufwand abzurechnenden Leistungen. Freitext, der Preise nur im Fließtext nennt, lässt sich nicht weiterverarbeiten.

Hilfreich ist außerdem ein fester Katalog wiederkehrender Leistungen mit Bezeichnung, Einheit, Preis und Steuersatz. Wer Positionen aus einem Katalog wählt statt sie jedes Mal neu zu formulieren, schreibt Angebote schneller, und dieselbe Leistung heißt im Angebot, im Projekt und auf der Rechnung gleich. Das erleichtert auch dem Kunden den Abgleich zwischen Angebot und Rechnung.

Vom angenommenen Angebot zum Projekt

Mit der Annahme beginnt die Arbeit. An dieser Stelle sollte aus dem Angebot ein Projekt werden, das die Verbindung zum Angebot behält: Budget in Stunden oder Euro, Aufgaben und der zuständige Mitarbeiter. Ändert der Kunde während des Projekts den Umfang, halten Sie das als eigenes, ergänzendes Angebot fest und lassen es annehmen. So bleibt nachvollziehbar, warum die Summe am Ende höher ist als im ersten Angebot.

Zeiten werden ab diesem Moment am Projekt gebucht. Damit steht beim Abrechnen fest, welche Stunden zu welchem Auftrag gehören, und die Nachkalkulation, also der Vergleich von geplantem und tatsächlichem Aufwand, ergibt sich ohne zusätzliche Auswertung.

Bei längeren Projekten stellt sich außerdem die Frage nach Teilrechnungen. Wird nach Aufwand abgerechnet, ist eine monatliche Rechnung über die geleisteten Stunden üblich. Ist ein Werkvertrag mit Festpreis vereinbart, kann der Unternehmer nach § 632a BGB Abschlagszahlungen in Höhe des Wertes der bereits erbrachten und vertragsgemäßen Leistungen verlangen, die durch eine Aufstellung nachgewiesen werden. In beiden Fällen sollte jede Teilrechnung dem Projekt zugeordnet sein, damit die Schlussrechnung die bereits berechneten Beträge berücksichtigt.

Die Rechnung: festschreiben statt überschreiben

Aus dem Projekt entsteht die Rechnung, zunächst als Entwurf, der geprüft und ergänzt werden kann. Mit dem Versand ändert sich ihr Charakter: Sie ist dann eine Aufzeichnung im steuerlichen Sinn. Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Software, die ausgestellte Rechnungen einfach bearbeiten lässt, ist an dieser Stelle ein Risiko.

Die Rechnungsnummer muss nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG fortlaufend und einmalig sein. Praktisch bewährt hat sich, die Nummer erst beim Festschreiben zu vergeben, damit verworfene Entwürfe keine Lücken in die Folge reißen. Ist eine festgeschriebene Rechnung falsch, wird sie storniert und neu ausgestellt, oder fehlende und unzutreffende Angaben werden nach § 31 Abs. 5 UStDV durch ein Dokument berichtigt, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.

Der Vorgang endet nicht mit dem Versand. Erst wenn der Zahlungseingang an der Rechnung vermerkt ist, ist klar, was offen ist. Nach § 286 Abs. 3 BGB kommt ein Schuldner spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt. Ein Fälligkeitsdatum auf der Rechnung und eine Liste der überfälligen Posten machen das Nachfassen einfach.

Die E-Rechnung gehört in dieselbe Kette

Im inländischen Geschäft zwischen Unternehmern wird die E-Rechnung zur Pflicht. Nach § 27 Abs. 38 UStG dürfen bis Ende 2026 noch alle Unternehmen Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF verwenden, 2027 nur noch Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 niemand mehr. Empfangen können müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025.

Für die Kette vom Angebot zur Rechnung bedeutet das: Der strukturierte Datensatz nach EN 16931 muss aus denselben Daten entstehen wie das, was der Kunde sieht. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 müssen alle Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen, und bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD geht der Datensatz dem Bild vor. Wer heute ein Werkzeug für den Weg vom Angebot zur Rechnung auswählt, sollte deshalb prüfen, wie daraus eine normkonforme E-Rechnung entsteht.

Der durchgehende Vorgang in projektfox

projektfox führt Lead, Deal, Angebot, Projekt, Zeiterfassung und Rechnung in einem Vorgang. Angebote entstehen mit Positionen und als PDF, Kunden können sie im Kundenportal annehmen. Ein angenommenes Angebot wird per Klick zum Projekt, die Zeiten werden am Projekt gebucht, und aus den abrechenbaren Zeiten entsteht ein Rechnungsentwurf. Die Rechnungsnummer wird erst beim Festschreiben vergeben, lückenlos je Jahr, danach ist die Rechnung unveränderlich und Korrekturen laufen über Storno. Für die E-Rechnung kann projektfox festgeschriebene Rechnungen über einen eingebauten Konnektor an rechnungsfox übergeben, das dann die Nummer vergibt und den Zahlstatus zurückmeldet. Über die REST-API und signierte Webhooks lassen sich weitere Systeme anbinden. Mehr auf der Startseite, Zugang auf Anfrage über kontakt@hubfox.de.

Häufige Fragen

Ist ein Angebot rechtlich bindend?

Ja, in der Regel. Wer einem anderen den Abschluss eines Vertrags anträgt, ist nach § 145 BGB daran gebunden, es sei denn, er hat die Bindung ausgeschlossen. Mit einer Annahmefrist nach § 148 BGB begrenzen Sie, wie lange.

Darf ich eine bereits verschickte Rechnung nachträglich ändern?

Nicht durch Überschreiben. Nach § 146 Abs. 4 AO darf der ursprüngliche Inhalt einer Aufzeichnung nicht unkenntlich gemacht werden. Eine fehlerhafte Rechnung wird storniert und neu ausgestellt oder nach § 31 Abs. 5 UStDV mit einem eindeutig zugeordneten Dokument berichtigt.

Warum die Rechnungsnummer erst beim Festschreiben vergeben?

Die Nummer muss nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG fortlaufend und einmalig sein. Wird sie erst beim Festschreiben vergeben, entstehen durch verworfene Entwürfe keine Lücken in der Folge.

Quellen

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.

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